Nie da się ukryć, że przeprowadzka siedziby firmy to zawsze ogromne wyzwanie. Czy można przenieść biuro bez chaosu i stresu? Odpowiedź wcale nie jest trudna. Chodzi o to, aby wszystko dokładnie zaplanować, a następnie realizować plan punkt po punkcie.
Kiedy zaczynasz planować?
Sama wielkość firmy i specyfika firmy decydują o tym, jak wcześnie rozpocząć planowanie relokacji firmy. Jeśli jest to mała firma, kilka dni wcześniej powinno wystarczyć. Jednak w przypadku dużych korporacyjnych firm przeprowadzkowych planowanie powinno rozpocząć się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. W przypadku podmiotów o bardzo rozbudowanych strukturach takie działania powinny rozpocząć się nawet z rocznym wyprzedzeniem. Jest to szczególnie ważne, np. w przypadku firm z wysoko rozwiniętym zapleczem IT, oprócz relokacji części biurowej, konieczna jest również relokacja zaplecza teleinformatycznego oraz przełączanie serwerów.
Przeniesienie siedziby takiego podmiotu to nie lada przedsięwzięcie logistyczne, które docelowo oznacza sprawdzenie, czy wszystkie systemy i technologie działają poprawnie, co powinno nastąpić na około 2 tygodnie przed częścią biurową przeprowadzki. Aby proces relokacji firmy nie wpłynął negatywnie na pracę firmy, najbezpieczniejszą opcją jest jak najszybsze skonsultowanie się z firmą i ustalenie całego harmonogramu prac przy wsparciu ekspertów.
Istotne jest bowiem ustalenie, w jakim stopniu sami pracownicy firmy są zaangażowani w cały proces. Oczywiście przepisy PIP komplikują tu wszystko. Dlatego warto powierzyć profesjonalną firmę przeprowadzkową firmie zewnętrznej.
Kiedy jest najlepszy dzień na przeprowadzkę?
Decydując się na termin przeniesienia firmy z danej siedziby do nowej, należy wybrać dzień, który będzie miał najmniejszy wpływ na ogólny harmonogram pracy. Najlepszym rozwiązaniem jest oczywiście zaplanowanie wszystkiego w piątek po południu lub sobotę. Wtedy przeprowadzka nie wpłynie na pracę samej firmy, a pracownicy mogą rozpocząć nowy tydzień w nowym miejscu i nie ma potrzeby się spieszyć, jeśli przeprowadzka jest na dzień roboczy.
Nadszedł ten czas – przeprowadzka firmy
Aby sama zmiana siedzenia miała jak najmniejszy wpływ na produktywność nowego biura, należy ją przeprowadzić w taki sposób, aby pracownicy przybyli na nowe miejsce pracy i rozpoczęli pracę. Nie jest to jednak możliwe bez dbałości o szczegóły, takie jak odpowiednia segregacja i pakowanie dokumentów firmowych czy dokładne opisanie pudełek zawierających sprzęt biurowy i wyposażenie biurka. W tym celu zdecydowanie warto skorzystać z profesjonalnego opakowania lub skorzystać z kolorowego oznakowania zamierzonego sposobu przedmiotu oraz wytyczenia miejsca przeznaczenia. Zwróć szczególną uwagę na wyposażenie swojego biura. Pozwoli nam to uniknąć niepotrzebnych szkód, które mogłyby generować dodatkowe koszty i niepotrzebnie zakłócać pracę w nowej lokalizacji.
Możemy uniknąć zamieszania i niepotrzebnego stresu, sporządzając szczegółową inwentaryzację wszystkich ruchomych przedmiotów, uporządkowanych według pomieszczeń lub działów. Dzięki temu z łatwością sprawdzimy, czy w nowym biurze nie brakuje segregatorów zawierających bardzo ważne dokumenty lub organizerów zawierających materiały, z których pracownicy korzystają na co dzień. Te szczególne, drobne i oczywiste rzeczy zostaną w dużej mierze zauważone podczas przyjmowania nowego biura i sprawią, że sam zespół, zamiast z wielkim entuzjazmem przystąpić do pracy, rozejrzy się za kilkugodzinnymi projektami, bez których pracownik nie byłby w stanie w ogóle rozpocząć nowej pracy biurowej. Nie ma znaczenia, czy mówimy o ramkach ze zdjęciami, czy o folderach z raportami. Przy zmianie biura najlepiej unikać wszelkich komplikacji. Nawet najmniejszy.
Sam czy z fachowym wsparciem?
Aby mieć 100% pewność, że zmiana siedziby nie spowoduje żadnych komplikacji i negatywnych emocji wśród Twoich pracowników, warto zastanowić się nad powierzeniem przeprowadzki firmy profesjonalnej firmie. W przypadku organizacji całego procesu, od wyboru odpowiedniej lokalizacji, poprzez samą aranżację przestrzeni, aż po przeniesienie firmy ze starej siedziby do nowej. Jak widać na załączonym obrazku, przeprowadzka nie należy do łatwych zadań. Jednak odpowiednio zaplanowany może naprawdę zadziałać. Ponadto, gdy nie czujemy się pewnie w tego typu pracy, możemy pokusić się o współpracę z firmą przeprowadzkową. Wtedy sami mielibyśmy o wiele mniej pracy i bylibyśmy pewni, że wszystko pójdzie gładko.
